Viktor Kauffmann 3 min read
So verhinderst du überschüssige Kostenfaktoren am Arbeitsplatz
In vielen Büros werden täglich zahlreiche Ressourcen verschwendet, was zu unnötig hohen Betriebskosten führt. Mit ein paar einfachen Änderungen und bewusstem Verhalten lassen sich jedoch erhebliche Einsparungen erzielen. In diesem Artikel identifizieren wir die größten unbehandelten Kostenfaktoren und zeigen, wie sie durch kostengünstigere Lösungen ersetzt werden können.
1. Digitalisieren & Papier- und Druckkosten senken
Drucker und Papier sind häufig unterschätzte Kostenfaktoren im Büro. Moderne Drucker verfügen zwar über Energiesparfunktionen, aber in Betriebspausen sollten sie komplett ausgeschaltet werden. Fragen Sie sich vor jedem Druck, ob das Dokument wirklich in Papierform benötigt wird. Zudem genügt es oft, Texte in Graustufen zu drucken, um die teure Druckpatrone zu schonen (Office Freedom; Yarooms).
Durch den Verzicht auf Papier und die Nutzung digitaler Lösungen lassen sich Kosten und Ressourcen sparen. Schicken Sie Meeting-Unterlagen per E-Mail und nutzen Sie fehlerhafte Ausdrucke als Notizzettel. Ein Bewusstsein für den sparsamen Umgang mit Papier kann viel bewirken. Vermeide wenn möglich Postsendungen. Digitale Kommunikation kann die Kommunikationskosten erheblich senken. Bitte Kunden um die Erlaubnis, Lieferscheine und Rechnungen per E-Mail zu senden, um Portokosten zu reduzieren (B2B.de, 2023).(Teambuilding, 2024). 
2. Energieeffiziente Geräte beschaffen
Sammelbestellungen für Büromaterialien reduzieren Lieferkosten und CO2-Ausstoß. Außerdem lassen sich Mengenrabatte durch Kaufgemeinschaften mit anderen Abteilungen erzielen. Achte hierbei bei technischen Neuanschaffungen stets auf die Energieeffizienz der Geräte (Yarooms). Der Austausch alter Geräte gegen neue, energieeffiziente Modelle kann langfristig viel Geld sparen. TFT-Monitore verbrauchen beispielsweise bis zu 30% weniger Strom als alte Monitore.Außerdem sind Laptops energieeffizienter als Desktop-PCs. Sammelsteckdosen mit Kippschaltern helfen dabei, Geräte vollständig auszuschalten und nicht nur in den Stand-by-Modus zu versetzen (Quandarycg).
3. Smarte Personalverpflegung
Getränkespender, bieten eine effiziente und umweltfreundliche Alternative zu Flaschengetränken. Die jährlichen Kosten für ein Gerät mit Festwasseranschluss, verglichen mit einer herkömmlichen Getränkeversorgung sind deutlich niedriger, und es entfällt Umweltbelastung durch Plastikflaschen und Transportwege. Mit einem ReDrink im Büro senken Unternehemen ihre Getränkekosten um bis zu 60%, und das bei bis zu 90% weniger CO2 Emissionen. Diese Lösungen lohnen sich besonders ab einer Betriebsgröße von 50 Mitarbeitern (ReDrink, B2B).
Um eine effektive Verpflegung sicherzustellen, ist eine Kantine nicht zwingend erforderlich. Stattdessen können Verpflegungsautomaten wie die von Foodji genutzt werden, um Kosten für Räumlichkeiten und Personal zu sparen. Diese Automaten bieten den Mitarbeitern rund um die Uhr Zugang zu Snacks und Mahlzeiten, ohne zusätzliche Catering-Kosten zu verursachen (B2B). 
4. Optimize Heating and Cooling
Eine effiziente Nutzung von Heizung und Klimaanlage kann erhebliche Kosten sparen. Die optimale Raumtemperatur liegt zwischen 20°C und 22°C. Jede Senkung der Temperatur um 1°C kann die Heizkosten um etwa 10% reduzieren. Im Sommer sollten Klimaanlagen nur bei geschlossenen Fenstern betrieben werden (Office Freedom).
Schlussfolgerung
Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Unternehmen nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch ihre Nachhaltigkeit verbessern. Ein bewusster Umgang mit Ressourcen und eine kontinuierliche Überprüfung der Kostenstruktur hilft dabei unbehandelte Ineffizienzen aufzudecken um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Finde weitere spannende Artikel zum Thema Office-Management auf unserer Website.
Quellen: